Как управлять временем

Сегодня поговорим о таком важном умении, как управление временем и о том, как научиться управлять своим временем.

Время и управление им

Время, в котором мы живем очень неспокойное, суетное. И многие не справляются с этим авральным ритмом. Когда находятся в этом хаосе, времени не хватает, не знают с чего начинать, как успеть, соответственно встаёт вопрос об эффективности самого себя.

В эмоциональном отношении человек в напряжении, а это в свою очередь приводит к апатии. Соответственно работоспособность снижается из-за утомляемости. Именно для того, чтобы напряжение и стресс не достигли необратимых процессов, необходимо научиться управлять временем, как своим, так и людей, которые могут находиться в подчинении.

Класс успешных людей, это работоспособные люди, которые в итоге добиваются положительного результата, успеха. Но параллельно работают над вопросом повышения производительности труда, иначе это трата времени впустую. Эффективность, по отношению к личности, заключается в умении управлять временем, где каждая минута на учёте.

Люди, добившиеся успеха, уделяют много времени для того, чтобы составить рациональный план. Причем это делается ежедневно и действуют, согласно, этого плана. Отсюда, соответственно, производительность повышается.

Думать и составлять план нужно за столом на бумаге. Определить цель также на бумаге. Составленный план с целью, является как бы картой действия, следуя которой приведет к успеху, к достижению цели.

План действий необходимо составлять накануне с вечера, который включает список задач для решения. Просыпаясь с утра, имея план, человек уже знает свои действия, когда, что и как будет делать.

Но бывают иногда ситуации, когда появляется новое дело, которое необходимо выполнить. Нужно внести это дело в составленный заранее список, но при этом надо учитывать приоритет этого дела по отношению к задачам, внесенным ранее в план. Следуя плану, при выполнении очередной задачи, нужно обязательно вычеркивать её из списка, получая при этом удовлетворение. Сделанная работа дает заряд энергии на другие дела, повышает энтузиазм.

В первую очередь надо поставить перед собой цель жизни, а потом перейти на ежедневное планирование. Планирование надо начинать с главных дел, переходя к второстепенным делам. При этом надо ставить конкретные сроки.

Для успешного решения многослойная задача разбивается на простые подзадачи. В итоге получается ветвистое дерево. Такое разветвление продолжается пока не станет решение главной поставленной задачи легким и прозрачным.

Управляющий временем определяет основное дело вовремя. Причем необходимо расставить все задачи по приоритету с учетом важности.

После того, как определились с главным делом, необходимо предусмотреть всевозможные варианты как при выполнении, так и при невыполнении. Важно определиться с последствиями, в случае невыполнения задачи в срок. Необходимо установить все задачи по приоритету, например, 1; 2; 3; 4; 5 так далее.

В данном случае задача 1 самая главная и в случае невыполнения будет иметь самые серьезные последствия. В то же время задача 2 не берется на решение, пока не решена задача 1. А задача 3 не берется на рассмотрение, пока задача 2 открыта и так далее. Задача 5-я несущественная и она ни на что не влияет.

После того, как расставили очередность задач по приоритету, определили первоочередные задачи, необходимо переходить на решение этих задач целенаправленно и сосредоточенно. То есть, начав задачу 1 надо довести её до завершения и только после этого переходить на решение задачи 2. Необходимо, собравшись в полной мере, решить глобальную задачу, получая результат.

Все задачи делятся на четыре вида

1. Первоочередные и весомые.
2. Весомые, не первоочередные.
3. Первоочередные, но невесомые.
4. Не первоочередные и невесомые.

Отложение дел первого вида на потом влечет всякие последствия. Отсюда следует, что необходимо однозначно делать их в первую очередь.

Решением задач второго вида можно повременить. Но постоянно откладывая, эти дела могут стать весомыми. А чтобы это не произошло, необходимо заранее предвидеть и найти время из резерва.

Задачи третьего вида слабо влияют на успех дела, так как для решения этих задач уходит много резервного времени. Такие задачи необходимо перепоручить или сократить их количество.

Дела четвертого вида можно исключить из списка, так как не влияют ни на что.

Иногда бывают такие ситуации, что вам не нравится задача, но её надо решить в силу её важности и срочности. Необходимо, стиснув зубы, с утра приложить все усилия, чтобы решить задачу. И тогда все негативные эмоции и последствия пройдут стороной.

Необходимо организовать свой распорядок дня так, чтобы не тратить собственное время и энергию на никчемные занятия. Необходимо уметь вежливо отказывать не приглянувшимся задачам. Надо дать человеку понять, что отказ относится не к нему лично, а к его задаче. И эти никчемные занятия необходимо занести в список не выполняемых дел.

Перед выполнением задачи, необходимо предусмотреть последствия, которые влечет в случае не решения её.
Стоит спросить себя:

• А какие самые первоочередные и весомые задачи?
• Оценить свои возможности для улучшения ситуации.
• Каким образом рационально распределить ресурс времени?

Оценив ситуацию можно повысить производительность в два раза.

Люди с хорошей репутацией работают за чистым столом. В противовес им у неорганизованных и непродуктивных людей на столе полный беспорядок. Просто необходимо выработать привычку соблюдать за рабочим столом порядок, чтобы при необходимости можно было бы быстро найти необходимую бумагу, а ненужные бумаги сразу выбрасывать в урну.

При большом объеме свалившейся работы не надо паниковать и в здравом рассудке спокойно составить список первоочередных задач. Необходимо при этом следить за своим равновесием, поддерживать себя в физической форме, нельзя ни в коем случае доводить себя до изнеможения. В противном случае организм может дать сбой, при этом нарушив все планы. Жизнь должна быть полноценной, разносторонней. Чтобы распорядок дня сочетал качественную работу и отдых в полной мере.

Всем пока.
С уважением, Вячеслав.